Algemene voorwaarden van Machineritten

1. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van de website machineritten.nl, voor elke aanvraag die daarlangs binnenkomt en voor elke offerte en overeenkomst tussen MLJ en een opdrachtgever over de ritregistratie Machineritten. MLJ is de uitgever; de bedrijfsgegevens staan in het colofon.

Machineritten is bedoeld voor zakelijk gebruik door loonwerkbedrijven en andere agrarische dienstverleners. Wij richten ons niet op consumenten. Wijken wij in een offerte of overeenkomst schriftelijk van deze voorwaarden af, dan gaat die afspraak voor. Algemene inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever gelden alleen als wij die uitdrukkelijk schriftelijk hebben aanvaard.

2. Begrippen

• MLJ: de uitgever van Machineritten en de partij die de dienst levert.
• Opdrachtgever: het bedrijf dat een aanvraag doet of een overeenkomst sluit.
• De dienst: de software Machineritten waarmee ritten, machine-uren, percelen en meerwerk worden vastgelegd, met de bijbehorende ondersteuning.
• Rit: een afgeronde registratie van werk met een machine, met daarin ten minste de machine, de chauffeur, de klant, het perceel, de tijden en de bewerking.
• Gebruiker: een medewerker van de opdrachtgever die met de dienst werkt, zoals een chauffeur of een planner.

3. De dienst

Machineritten legt per rit vast wat er is gedaan, met welke machine, door wie, op welk perceel en gedurende hoeveel draaiuren, plus het meerwerk dat onderweg ontstaat. Kantoor keurt de ritten goed en exporteert ze naar de facturatie of de boekhouding. Wat de dienst per rit vastlegt en hoe de export werkt, staat toegelicht op de productpagina van Machineritten en in het artikel over de weg van land tot factuur.

Machineritten is geen boekhoudpakket en geen fiscaal advies. De dienst maakt geen jaarrekening, doet geen btw-aangifte en beoordeelt niet of je tarieven kloppen. Je blijft zelf verantwoordelijk voor je administratie, je facturen en je aangiften.

4. Deze site is een vitrine

Op deze website kun je op dit moment geen account aanmaken, geen abonnement afsluiten en geen betaling doen. De site laat zien wat de dienst doet en biedt de mogelijkheid om contact op te nemen. Een aanvraag via het formulier is vrijblijvend: je zit nergens aan vast en er ontstaat geen betalingsverplichting.

Na je aanvraag krijg je binnen twee werkdagen een reactie, met een voorstel voor een demo op een moment dat in het seizoen past. Pas als je daarna een offerte accepteert, ontstaat er een overeenkomst.

5. Offertes en totstandkoming

Offertes zijn vrijblijvend, tenzij er een geldigheidsduur in staat. Een offerte beschrijft de gekozen omvang van de dienst, het aantal machines of gebruikers, de eenmalige werkzaamheden voor het inrichten en de looptijd. De overeenkomst komt tot stand zodra de opdrachtgever de offerte schriftelijk of per e-mail aanvaardt, of zodra met instemming van de opdrachtgever met de uitvoering wordt begonnen.

Kennelijke vergissingen en schrijffouten in een offerte binden MLJ niet.

6. Prijzen en btw

De pakketten Rit, Machinepark en Vloot kosten respectievelijk 24, 49 en 89 euro per maand. Alle bedragen op deze site zijn in euro's en exclusief btw. Voor Nederlandse zakelijke afnemers geldt het algemene btw-tarief van 21 procent.

Werkzaamheden die buiten het pakket vallen, zoals het overzetten van bestaande gegevens of een koppeling op maat, worden vooraf apart geoffreerd. Prijswijzigingen worden ten minste een maand van tevoren aangekondigd en gaan in bij de start van een nieuwe factuurperiode. Ben je het er niet mee eens, dan kun je tegen de ingangsdatum opzeggen.

7. Facturatie en betaling

Er wordt per maand of per overeengekomen periode gefactureerd. Elke factuur bevat de gegevens die de wet voorschrijft, waaronder de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, het btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, de omschrijving en hoeveelheid, de datum van levering, de vergoeding per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag.

De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen. Tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken; wij hanteren 30 dagen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Blijft betaling uit, dan volgt een herinnering. Daarna mogen de wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening worden gebracht; die kosten volgen de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro.

Bij aanhoudend uitblijven van betaling kan de toegang tot de dienst worden opgeschort. Je gegevens blijven in dat geval bewaard en worden op verzoek geëxporteerd; opschorting is bedoeld om betaling af te dwingen, niet om je administratie te gijzelen.

8. Duur en opzegging

De overeenkomst wordt aangegaan voor de periode die in de offerte staat en loopt daarna door voor onbepaalde tijd, tenzij anders afgesproken. Opzeggen kan per e-mail tegen het einde van een factuurperiode, met inachtneming van een opzegtermijn van een maand.

Omdat het loonwerk met seizoenen werkt, is een pauze bespreekbaar: een omgeving die in de winter stil ligt, hoeft niet altijd tegen het volle tarief door te draaien. Zulke afspraken leggen we schriftelijk vast. Beide partijen mogen de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij een ernstige tekortkoming die na een schriftelijke ingebrekestelling niet binnen een redelijke termijn is hersteld, of bij faillissement of surseance van de andere partij.

9. Wat wij van jou verwachten

• Je zorgt voor de apparatuur en de internetverbinding aan jouw kant, en voor telefoons of tablets die de app kunnen draaien.
• Je zorgt dat de gegevens die je invoert juist zijn: tarieven, klanten, machines en percelen.
• Je gaat zorgvuldig om met inloggegevens en meldt het direct als je vermoedt dat iemand onbevoegd toegang heeft.
• Je informeert je medewerkers over wat er per rit wordt vastgelegd. Dat is niet alleen netjes, het hoort ook bij je rol als werkgever en verwerkingsverantwoordelijke.
• Je gebruikt de dienst niet voor iets anders dan je eigen bedrijfsadministratie en niet in strijd met de wet.

10. Wat je van ons mag verwachten

MLJ spant zich in om de dienst beschikbaar en bruikbaar te houden en om storingen zo snel mogelijk te verhelpen. Onderhoud dat de beschikbaarheid raakt, plannen we zo veel mogelijk buiten de piek van het seizoen en kondigen we vooraf aan. Wij beloven geen ononderbroken beschikbaarheid: er is geen internetdienst die dat waar kan maken.

Vragen en meldingen beantwoorden we op werkdagen. Ondersteuning gaat over het gebruik van de dienst; wij vullen je administratie niet in en beoordelen je facturen niet inhoudelijk.

11. Jouw gegevens en de export

De gegevens die je in Machineritten zet, blijven van jou. Je kunt goedgekeurde ritten op elk moment exporteren per klant, per periode of per perceel. Bij het einde van de overeenkomst krijg je de gelegenheid om een volledige export te maken; daarna worden de gegevens binnen een redelijke termijn verwijderd.

Houd er rekening mee dat de bewaarplicht voor de administratie 7 jaar is, en voor gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Zorg dus dat je export bij je eigen administratie terechtkomt voordat een omgeving wordt opgeruimd. Meer daarover lees je in het artikel over de administratieplicht van een loonwerkbedrijf.

12. Aansprakelijkheid

MLJ is aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming, tot ten hoogste het bedrag dat de opdrachtgever in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de dienst heeft betaald.

Aansprakelijkheid voor indirecte schade is uitgesloten, waaronder gederfde winst, gemiste omzet, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van MLJ.

De opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid van zijn administratie en zijn facturen. Een ritregistratie is een hulpmiddel; ze ontslaat niemand van de plicht om de eigen cijfers te controleren voordat de factuur de deur uitgaat.

13. Intellectueel eigendom

Alle rechten op de software, de vormgeving, de documentatie en de teksten op deze site berusten bij MLJ. De opdrachtgever krijgt een niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst, uitsluitend voor het eigen bedrijf. Doorverkopen, verhuren of onder een eigen naam aanbieden van de dienst mag niet zonder schriftelijke toestemming.

14. Privacy en verwerking

Bij het gebruik van de dienst worden persoonsgegevens verwerkt van chauffeurs, contactpersonen en soms van degene die op locatie voor akkoord tekent. De opdrachtgever is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke; MLJ verwerkt die gegevens in opdracht en is verwerker. Daarvoor sluiten wij een verwerkersovereenkomst, zoals artikel 28 AVG voorschrijft.

Hoe wij met de gegevens van deze website omgaan, staat in de privacyverklaring. De cookies die deze site plaatst, staan beschreven in het cookiebeleid.

15. Overmacht

Geen van beide partijen is gehouden tot nakoming als er sprake is van overmacht: een omstandigheid die niet aan die partij is toe te rekenen, zoals een langdurige storing bij een hostingpartij, een uitval van telecomnetwerken of een overheidsmaatregel. Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan mag elke partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding.

16. Wijzigingen

MLJ mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden ten minste een maand voor de ingangsdatum aangekondigd aan opdrachtgevers met een lopende overeenkomst. Wie een wezenlijke wijziging niet wil accepteren, kan tegen de ingangsdatum opzeggen. De geldende versie staat altijd op deze pagina, met de datum erbij.

17. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op deze voorwaarden en op alle overeenkomsten die eronder vallen is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter in het arrondissement waar de opdrachtgever is gevestigd, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.

Voordat het zover komt, praten we liever. Een telefoontje of een e-mail naar jimenezjulien42@gmail.com lost in de praktijk bijna alles op.