Wetgeving en regels
Aan welke wettelijke administratieregels en bewaartermijnen moet een loonwerkbedrijf zich houden?
Een loonwerkbedrijf houdt geen administratie bij omdat het leuk werk is, maar omdat er meerdere instanties zijn die er iets van kunnen vinden. Dit artikel zet per onderwerp op een rij welke regels gelden, welke termijnen erbij horen en welk deel daarvan je gewoon uit je ritten haalt. Geen juridisch betoog, wel een overzicht waar je in oktober iets aan hebt.
Vier soorten regels, één stapel papier
De verplichtingen van een loonbedrijf komen uit vier hoeken tegelijk. De fiscus wil je administratie en je facturen kunnen volgen. De NVWA wil weten wat je op welk perceel hebt toegepast. De Nederlandse Arbeidsinspectie kijkt naar je mensen en je materieel. En de Autoriteit Persoonsgegevens kijkt naar de gegevens die je van chauffeurs en klanten vastlegt.
Die vier hoeken vragen deels om dezelfde onderliggende feiten: welke machine, welke chauffeur, welk perceel, welke datum, wat is er gedaan. Wie dat één keer goed vastlegt, bedient ze alle vier. Wie het per instantie apart bijhoudt, doet hetzelfde werk drie keer over en houdt er drie versies van de waarheid aan over.
De fiscale administratie: bewaren, factureren, btw
Dit is het deel waar de meeste loonbedrijven al iets voor hebben ingericht, meestal via de boekhouder. Toch zitten hier de termijnen die het langst doorlopen.
Hoe lang je alles moet bewaren
De bewaarplicht voor je administratie is 7 jaar. Voor gegevens die betrekking hebben op onroerende zaken geldt 10 jaar. Dat gaat niet alleen over facturen en bankafschriften, maar over de onderbouwing daarvan: de werkbonnen, de uren, de hoeveelheden.
Praktisch betekent dit dat foto's die alleen op de telefoon van een chauffeur staan feitelijk buiten je administratie vallen. Bewijs dat je niet kunt terugvinden, telt niet mee.
Wat er op de factuur zelf hoort te staan
Een factuur bevat onder meer de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, het btw-identificatienummer, naam en adres van beide partijen, de omschrijving en de hoeveelheid, de datum van levering, de vergoeding per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Twee van die punten zijn voor loonwerk lastiger dan ze klinken. De datum van levering is bij meerdaags werk niet één datum maar een reeks werkdagen, en de omschrijving met hoeveelheid moet aansluiten op wat er op het land is gebeurd. Beide zijn gratis als je ritten compleet zijn, en beide worden een puzzel als je ze achteraf uit je hoofd reconstrueert.
Btw en aangifte
Het algemene btw-tarief is 21 procent, het verlaagde tarief 9 procent, en 0 procent geldt onder meer bij intracommunautaire leveringen en export. Welk tarief bij welke bewerking of levering hoort, is een vraag voor je boekhouder. Wat je administratie moet kunnen, is het gehanteerde tarief per regel vasthouden, zodat de aangifte klopt zonder handmatig uitzoekwerk.
De aangifte gebeurt meestal per kwartaal, maar per maand of per jaar komt ook voor. Blijf je onder de omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar, dan kun je de kleineondernemersregeling toepassen, maar dan trek je ook geen voorbelasting af. Voor een bedrijf met machines is dat zelden aantrekkelijk.
Wat de administratie van je ritten in de praktijk vraagt
De wet schrijft geen vorm van werkbon voor. Wel moet je kunnen laten zien waar een factuurbedrag vandaan komt. In de praktijk is dat de rit: machine, chauffeur, klant, perceel, tijden, tellerstanden en hoeveelheid. Welke velden dat precies zijn, staat uitgewerkt in de checklist met de gegevens die per rit op de werkbon horen.
Meerwerk en de onderbouwing daarvan
Zodra werk juridisch als aanneming van werk geldt, is meerwerk geregeld in artikel 7:755 BW. De kern daarvan: je kunt alleen een prijsverhoging vorderen als je de opdrachtgever tijdig hebt gewezen op de noodzaak ervan, tenzij hij die noodzaak zelf had moeten begrijpen. Is de opdrachtgever een consument, dan moet meerwerk op grond van artikel 7:752 lid 2 BW schriftelijk zijn overeengekomen, met dezelfde uitzondering.
Voor een loonbedrijf is de les niet zozeer de wetsverwijzing als wel het woord tijdig. Meerwerk dat pas op de factuur opduikt, staat er te laat op. Hoe dat in de dagelijkse gang van zaken misgaat, is te lezen in het verhaal over meerwerk dat tussen het perceel en de factuur verdwijnt.
De sluitende rittenregistratie voor de weg
Naast de machineritten bestaat er een tweede, heel andere rittenregistratie: die voor auto's van de zaak. De bijtelling voor privégebruik bedraagt standaard 22 procent van de cataloguswaarde. Alleen bij minder dan 500 privékilometers per kalenderjaar vervalt die, en dan moet je het aantonen met een sluitende rittenregistratie.
Zo'n registratie bevat per rit ten minste de datum, de beginstand en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en aankomstadres, de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke, en het karakter van de rit, zakelijk of privé. Rijdt een medewerker met zijn eigen auto, dan is de onbelaste reiskostenvergoeding 0,23 euro per kilometer sinds 1 januari 2024.
Regels die alleen voor agrarisch werk gelden
Hier onderscheidt loonwerk zich van andere dienstverlening. Deze verplichtingen komen bovenop de fiscale administratie en vragen om gegevens die alleen op het perceel te verzamelen zijn.
- Gewasbescherming. Wie gewasbeschermingsmiddelen professioneel toepast, moet een bewijs van vakbekwaamheid hebben en een administratie bijhouden van de toepassingen, met onder meer perceel, middel, dosering en datum. De NVWA houdt daar toezicht op.
- Gecombineerde opgave. Landbouwers doen die jaarlijks in het voorjaar bij RVO. Als loonwerker vul je hem niet zelf in, maar je klant heeft er gegevens voor nodig die uit jouw ritten komen.
- Plantenpaspoort. Sinds 14 december 2019 verplicht op grond van EU-verordening 2016/2031 voor het verhandelen van planten binnen de Europese Unie. Bedrijven moeten geregistreerd zijn bij de NVWA en geven het paspoort zelf af.
De spuitadministratie is het duidelijkste voorbeeld van dubbel werk dat niet nodig is. Perceel en datum staan al op de rit. Middel en dosering zijn twee extra velden op diezelfde regel. Wie ze los bijhoudt in een schrift, mag ze bij elke controle weer naast elkaar leggen.
Personeel, materieel en veiligheid
Zodra er mensen voor je rijden, komt er een derde laag bij. Die staat los van de facturatie, maar loopt via dezelfde chauffeurs en dezelfde machines.
- Risico-inventarisatie en -evaluatie. Elke werkgever moet een RI&E met plan van aanpak hebben. Werkgevers met ten hoogste 25 werknemers mogen een erkend branche-instrument gebruiken en hoeven de RI&E dan niet te laten toetsen.
- Keuring van hijs- en hefgereedschap. Het Arbobesluit vraagt om een keuring ten minste eenmaal per jaar.
- Elektrische arbeidsmiddelen. NEN 3140 beschrijft de periodieke inspectie daarvan.
- VCA. De diploma's B-VCA, VOL-VCA en VIL-VCU zijn tien jaar geldig.
- Loon en ziekte. Sinds 1 januari 2024 geldt een wettelijk minimumuurloon. Loondoorbetaling bij ziekte duurt voor werkgevers maximaal 104 weken.
Losse chauffeurs in het seizoen
Piekwerk met ingehuurde chauffeurs vraagt om oplettendheid. De Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties verving in 2016 de VAR, en sinds 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst weer volledig op schijnzelfstandigheid: het handhavingsmoratorium is per die datum opgeheven.
De toets gaat via artikel 7:610 BW, dat kijkt naar arbeid, loon en gezag. In het Deliveroo-arrest van 24 maart 2023 gaf de Hoge Raad gezichtspunten voor de beoordeling, waaronder de aard en duur van de werkzaamheden, de inbedding in de organisatie, het ondernemersrisico en of de werkende zich in het economisch verkeer als ondernemer gedraagt. Modelovereenkomsten van de Belastingdienst geven vooraf zekerheid over de loonheffingen.
Persoonsgegevens in een ritsysteem
Een ritregistratie legt vast wie waar was en hoe lang. Dat zijn persoonsgegevens van je chauffeurs, en daarmee valt het onder de Algemene verordening gegevensbescherming, van toepassing sinds 25 mei 2018 en in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie punten regel je vooraf. Je legt de verwerkingen vast in een verwerkingsregister op grond van artikel 30 AVG; de uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, wat bij een ritsysteem vrijwel altijd zo is. Je sluit met je softwareleverancier een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG. En je zorgt dat je een datalek binnen 72 uur na ontdekking bij de AP kunt melden, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert.
Verder hebben chauffeurs en contactpersonen recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Zo'n verzoek beantwoord je binnen een maand, met een verlenging van maximaal twee maanden.
Betaaltermijnen en wat je mag doen als er niet betaald wordt
| Onderwerp | Termijn |
|---|---|
| Bewaarplicht administratie | 7 jaar |
| Gegevens over onroerende zaken | 10 jaar |
| Wettelijke betaaltermijn | 30 dagen standaard |
| Afwijkende termijn tussen bedrijven | maximaal 60 dagen |
| Melding datalek bij de AP | binnen 72 uur na ontdekking |
| Antwoord op een verzoek van een betrokkene | binnen een maand |
De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen. Tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken, en grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 maximaal 30 dagen hanteren. Buitengerechtelijke incassokosten volgen de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro. Is je klant een consument, dan is een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen verplicht voordat je kosten mag berekenen.
Werk je voor de rijksoverheid, dan factureer je elektronisch; dat is sinds 1 januari 2017 verplicht en loopt onder meer via het Peppol-netwerk. Voor de bredere ontwikkeling geldt dat de EU-richtlijn ViDA in 2025 is aangenomen, met verplichte e-facturatie voor grensoverschrijdende B2B-transacties per 1 juli 2030.
Waar de regels je administratie eigenlijk helpen
Het valt op dat vrijwel alle verplichtingen om dezelfde vier gegevens draaien: wie, wat, waar en wanneer. De fiscus wil ze om je factuur te onderbouwen, de NVWA om je toepassingen te volgen, de arbeidsinspectie om je materieel en je mensen te plaatsen. Één goed ingerichte ritregistratie bedient ze alle drie.
Dat is ook de reden om niet alles in een apart mapje te stoppen. Twijfel je nog over hoe zo'n systeem in de praktijk werkt, dan geeft het overzicht met vragen die loonwerkers stellen voor ze digitaal gaan antwoord op de meeste bezwaren die in de kantine langskomen.
Conclusie: regels volgen hoeft geen extra werk te zijn
Geen enkele instantie vraagt je om een tweede administratie. Ze vragen om dezelfde feiten, in een vorm die terug te vinden is en die zeven of tien jaar meegaat. Wie zijn ritten compleet vastlegt op het moment dat het werk gebeurt, heeft achteraf niets te reconstrueren en bij een controle niets te zoeken.
Precies daar is de ritadministratie van Machineritten voor gebouwd: perceel, machine, chauffeur, datum, uren, hoeveelheden en meerwerk op één regel, digitaal bewaard en per klant of periode te exporteren, met de gehanteerde btw-tarieven erbij. Wil je weten hoe dat op jouw verplichtingen aansluit, leg je situatie dan voor via het contactformulier. Binnen twee werkdagen krijg je antwoord van Jimenez Julien, de bouwer achter deze software.
