Privacyverklaring van Machineritten
Ritregistratie draait om gegevens over mensen: chauffeurs, contactpersonen bij klanten en soms de akkoordgever op de kopakker. Hier staat precies welke gegevens Machineritten raakt, waarom, hoe lang en wat jij daarover te zeggen hebt.
1. Wie verantwoordelijk is
De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website worden verzameld, is MLJ, uitgever van Machineritten. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Vragen over privacy komen rechtstreeks terecht bij Jimenez Julien, de directeur van de publicatie, via jimenezjulien42@gmail.com.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Die twee regels vormen het kader voor alles wat hieronder staat.
2. Waar deze verklaring over gaat
Deze verklaring gaat over deze website: de pagina's die je leest, de artikelen in de kennisbank en het contactformulier waarmee je een demo aanvraagt. Op dit moment is Machineritten hier een vitrine. Je kunt op deze site geen account aanmaken en geen ritten invoeren.
Zodra je klant wordt en de ritregistratie in je eigen bedrijf gebruikt, verschuift de rolverdeling. Jouw loonwerkbedrijf bepaalt dan zelf welke chauffeurs, klanten en percelen worden vastgelegd en is daarmee verwerkingsverantwoordelijke. MLJ verwerkt die gegevens in opdracht en is verwerker. Voor die situatie sluiten we een verwerkersovereenkomst, zoals artikel 28 AVG voorschrijft. In paragraaf 4 lees je alvast welke soorten gegevens dat betreft.
3. Gegevens via het contactformulier
Vul je het formulier op de homepage in, dan verwerken we alleen de velden die daar staan:
- je naam;
- je e-mailadres;
- de naam van je bedrijf of organisatie, als je die invult;
- het onderwerp dat je in de keuzelijst kiest, bijvoorbeeld een pakketnaam of een offerte op maat;
- de beschrijving van je situatie die je zelf typt;
- technische gegevens die bij de inzending horen, zoals het tijdstip van verzending.
In het vrije tekstveld bepaal je zelf wat je deelt. Vermeld daar geen gegevens die je liever niet per e-mail verstuurt, en zeker geen bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens; die vallen onder artikel 9 AVG en zijn voor een demoaanvraag niet nodig. Een omschrijving van je machinepark, je bewerkingen en je huidige manier van factureren is genoeg.
Antwoorden we per e-mail, dan bewaart die e-mailwisseling uiteraard ook wat je erin schrijft. Dat is normaal zakelijk contact.
4. Gegevens die de ritregistratie zelf raakt
Machineritten is gebouwd voor een administratie waarin mensen voorkomen. Het is eerlijker om dat te benoemen dan het te verstoppen achter algemene formuleringen. In de dienst kunnen de volgende soorten gegevens staan:
- Chauffeurs en medewerkers: naam of afkorting, welke machine zij bedienden, de begintijd en eindtijd van de rit en het aantal gewerkte uren. Dat zijn persoonsgegevens over werknemers, ook als er alleen initialen staan.
- Klanten en contactpersonen: bedrijfsnaam, contactpersoon, adres en de afspraken over het werk. Bij eenmanszaken en maatschappen is de bedrijfsnaam vaak ook een persoonsnaam.
- Percelen en locaties: perceelnaam, oppervlakte, en de plaats waar een rit is uitgevoerd. Locatiegegevens die aan een chauffeur te koppelen zijn, gelden als persoonsgegevens.
- Machinegegevens: kenteken of intern nummer, tellerstand en draaiuren. Via de machine is doorgaans te herleiden wie ermee reed.
- Meerwerk en bewijs: de omschrijving van extra werk en de foto die de chauffeur er eventueel bij zet. Op zo'n foto kan onbedoeld een persoon of een kenteken staan.
- Akkoorden: naam en eventueel de handtekening van degene die op locatie voor akkoord tekent.
Twee bijzondere situaties verdienen aandacht, omdat ze in het loonwerk vaak samenlopen met de ritadministratie.
Wie gewasbeschermingsmiddelen professioneel toepast, moet een bewijs van vakbekwaamheid hebben en een administratie bijhouden van de toepassingen, met onder meer perceel, middel, dosering en datum. De NVWA houdt daar toezicht op. Leg je die toepassingen bij de rit vast, dan hangt daar altijd een uitvoerder aan en is het dus ook een verwerking van persoonsgegevens.
De bijtelling voor privegebruik van een auto van de zaak bedraagt standaard 22 procent van de cataloguswaarde. Er is geen bijtelling bij minder dan 500 privekilometers per kalenderjaar, aan te tonen met een sluitende rittenregistratie. Zo'n registratie bevat per rit ten minste de datum, de beginstand en eindstand van de kilometerteller, het vertrek- en aankomstadres, de gereden route als die afwijkt van de gebruikelijke, en het karakter van de rit (zakelijk of prive). Dat is gevoelige informatie over het doen en laten van je medewerker: gebruik die uitsluitend voor het fiscale doel waarvoor je haar vastlegt.
Wij verwerken deze gegevens niet voor onszelf. Ze staan in jouw omgeving, worden niet doorverkocht en worden niet gebruikt voor reclame of profilering. Meer over de opzet lees je in het artikel over de administratie die een loonwerkbedrijf wettelijk bijhoudt.
5. Doel en grondslag
De gegevens uit het contactformulier gebruiken we voor één doel: je aanvraag beantwoorden, een demo inplannen en desgevraagd een offerte maken. De grondslag daarvoor is jouw eigen verzoek, dat vooruitloopt op een mogelijke overeenkomst, in combinatie met ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen netjes af te handelen. We gebruiken je gegevens niet voor nieuwsbrieven of geautomatiseerde besluitvorming.
Bij het gebruik van de dienst zelf ligt de grondslag bij jouw bedrijf. Meestal is dat de uitvoering van de overeenkomst met je opdrachtgever, het nakomen van een wettelijke administratieplicht of een gerechtvaardigd belang bij een kloppende facturatie. Omdat een ritadministratie zelden incidenteel is, houd je er in de praktijk een verwerkingsregister voor bij; dat is de verplichting uit artikel 30 AVG. Verwerk je stelselmatig locatiegegevens van medewerkers, beoordeel dan ook of een gegevensbeschermingseffectbeoordeling nodig is, zoals bedoeld in artikel 35 AVG.
6. Hoe lang gegevens bewaard blijven
Aanvragen via het formulier bewaren we zolang het contact loopt en daarna nog een beperkte periode, zodat we een eerdere vraag kunnen terugvinden als je opnieuw contact opneemt. Leidt de aanvraag nergens toe, dan verwijderen we de inzending en de bijbehorende e-mail zodra die geen zichtbaar nut meer heeft.
Voor gegevens die deel gaan uitmaken van de administratie gelden andere termijnen. De bewaarplicht voor de administratie is 7 jaar; voor gegevens over onroerende zaken is dat 10 jaar. Goedgekeurde ritten, facturen en de onderliggende bonnen vallen daaronder. Die termijn is een minimum dat je moet halen, geen aanmoediging om alles eeuwig te bewaren: wat niet in de administratie thuishoort, zoals overbodige foto's of oude conceptritten, ruim je periodiek op.
7. Ontvangers en verwerkers
Deze site wordt gehost door Netlify. Netlify levert de pagina's uit en verwerkt de inzendingen van het formulier voordat die bij ons terechtkomen, en treedt daarbij op als verwerker. Daarnaast gebruiken we een e-maildienst om je te antwoorden.
Verder geven we niets door. Er zijn geen advertentienetwerken, geen analytics van derden en geen datahandelaren betrokken bij deze site. Alleen als een wettelijke verplichting daartoe dwingt, verstrekken we gegevens aan een bevoegde instantie.
8. Doorgifte buiten de Europese Unie
Uitgangspunt is dat de gegevens binnen de Europese Unie blijven. Voor de dienst zelf staan de gegevens op servers binnen de Europese Unie. Bij het uitleveren van een website kan technisch verkeer over een wereldwijd netwerk lopen; waar een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte zou verwerken, gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
9. Beveiliging en datalekken
De site wordt uitsluitend over een versleutelde verbinding aangeboden. Toegang tot inzendingen is beperkt tot de personen die je aanvraag moeten behandelen, in de praktijk de auteur zelf. Wachtwoorden en toegangsrechten worden zorgvuldig beheerd en niet gedeeld.
Gaat er ondanks alles iets mis, dan melden we een datalek binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert voor betrokkenen. Alle datalekken worden hoe dan ook intern geregistreerd. Raakt een lek jou rechtstreeks en is het risico hoog, dan brengen we je op de hoogte.
10. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage in je gegevens, op rectificatie, op wissing, op beperking van de verwerking, op dataportabiliteit en op bezwaar tegen de verwerking. Een verzoek stuur je naar jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen een maand antwoord; is een verzoek ingewikkeld, dan mag die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd en laten we dat op tijd weten.
Ben je chauffeur of medewerker bij een loonwerkbedrijf dat Machineritten gebruikt, richt je verzoek dan eerst aan je werkgever. Die bepaalt immers wat er wordt vastgelegd. Wij helpen die werkgever om zo'n verzoek technisch af te handelen.
11. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Ben je het oneens met de manier waarop wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten; de meeste vragen zijn met een gesprek opgelost. Kom je er niet uit, dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de AVG.
12. Wijzigingen in deze verklaring
Verandert de dienst of de manier waarop gegevens worden verwerkt, dan passen we deze verklaring aan en vermelden we de nieuwe datum boven aan de pagina. Deze versie is van 2 februari 2026. Welke cookies deze site plaatst, staat apart beschreven in het cookiebeleid; de afspraken over de dienst zelf staan in de algemene voorwaarden.