Rit starten
De chauffeur kiest klant, perceel en bewerking uit zijn eigen lijst, en start de rit. De tijd loopt mee, de tellerstand van de machine vult hij eenmalig in.
Ritregistratie voor loonwerk
Elke rit telt, elke rit komt op de factuur
Machine-uren, percelen en meerwerk leg je vast op het land, zodat de facturatie klopt zonder dat er 's avonds nog een stapel bonnen ligt te wachten.
Voorbeeldweergave ritkaart
6,4
Draaiuren machine
5,1
Uren chauffeur
12,5
Hectare bewerkt
Kavel Noord, mais hakselen
Perceel en bewerking
Meerwerk: kopakker geklepeld, 40 minuten
Apart geboekt, met foto
Zo ziet een afgeronde rit eruit in de app. Dit is een geschetste weergave om de opbouw te tonen, geen gegevens van een klant.
De marge blijft op het land liggen
In het seizoen draaien de machines van vroeg tot laat. De administratie loopt daar altijd een paar dagen achteraan, en juist in die dagen verdwijnt het geld.
Bonnen die niet aankomen
- Een doorslag blijft in de cabine liggen tot de kopakker van de volgende klant.
- Regen, diesel en stof maken het handschrift op de bon onleesbaar.
- De chauffeur weet het nog wel, maar de bon zelf is nergens meer te vinden.
- Kantoor tikt in november nog ritten over van september.
Uren die niet kloppen
- Draaiuren worden afgerond op halve uren, in het nadeel van het bedrijf.
- Rij-uren van en naar het perceel staan nergens apart, terwijl ze wel kosten.
- Meerwerk is mondeling afgesproken en staat op geen enkel papier.
- Bij een vraag van de klant kun je niet laten zien wanneer er precies gereden is.
En daarna komt de discussie
Een factuur die twee maanden na de klus binnenkomt, roept vragen op. De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen, en tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken. Wie zijn ritten pas laat op de factuur zet, schuift zijn eigen betaling dus onnodig ver vooruit, terwijl de brandstof en het loon al betaald zijn.
Het probleem is zelden de machine of de chauffeur. Het probleem is dat de rit en de administratie op twee verschillende momenten en op twee verschillende plekken ontstaan.
De rit is de administratie
Machineritten draait de volgorde om. De rit wordt vastgelegd op het moment dat hij gebeurt, in vier handelingen die de chauffeur op de trekker kan doen.
Werk bijhouden
Hectares, tonnen of kuubs zet hij erbij zodra ze bekend zijn. Meerwerk boekt hij als aparte regel, desgewenst met een foto van de situatie.
Rit sluiten
Aan het einde van de klus sluit hij de rit af. De eindtijd, de eindstand van de teller en de opmerkingen gaan mee, ook zonder bereik op het perceel.
Kantoor keurt en factureert
Op kantoor staan de ritten al klaar, gesorteerd per klant. Nakijken, goedkeuren en exporteren naar de facturatie, in plaats van overtikken uit een map.
Wat er in de kist zit
Geen algemene projectsoftware, maar functies die uit het loonwerk zelf komen: machines, percelen, tarieven per eenheid en een chauffeur met modderige handen.
Machinekaart per werktuig
Elke trekker, hakselaar, kraan of spuit krijgt een eigen kaart met tellerstand, tarief per uur en gekoppelde werktuigen. Zo weet je per machine hoeveel er gedraaid is en waar dat aan besteed is.
Percelen met eigen naam
Percelen sla je op onder de naam die de klant en de chauffeur gebruiken, met oppervlakte en ligging. De chauffeur kiest, hij typt niet, dus de spelling op de factuur klopt altijd.
Draaiuren en manuren apart
De uren van de machine en de uren van de chauffeur lopen naast elkaar. Wachten op de kipper, rijden naar het volgende perceel en daadwerkelijk werken zijn drie verschillende dingen, en dat zie je terug.
Meerwerk met bewijs
Extra werk boekt de chauffeur als losse regel op de rit, met omschrijving en foto. Kantoor beoordeelt het voordat het op de factuur komt, zodat een verrassing bij de klant uitblijft.
Werken zonder bereik
De app slaat de rit lokaal op en stuurt hem door zodra er weer verbinding is. Een kavel achteraf in de polder of een schuur met dikke muren kost je dus geen enkele registratie.
Tarieven per eenheid
Per klant en per bewerking leg je vast of je afrekent per uur, per hectare, per ton of per kuub, en welk btw-tarief erbij hoort, 21 procent of het verlaagde tarief van 9 procent.
Goedkeuren in een keer
Kantoor ziet de ritten van de dag in een lijst, met de afwijkingen bovenaan: ontbrekende tellerstanden, ongebruikelijk lange ritten en meerwerk zonder omschrijving.
Export naar de boekhouding
Goedgekeurde ritten exporteer je per klant, per periode of per perceel, met de btw-tarieven erbij. Je facturatiepakket of je boekhouder pakt het van daaraf op.
Archief dat blijft staan
Ritten blijven digitaal bewaard, inclusief de foto's bij het meerwerk. Handig, want voor de administratie geldt een bewaarplicht van 7 jaar, en voor gegevens over onroerende zaken zelfs 10 jaar.
Wat het je oplevert
Niet in beloftes, maar in dingen die je aan het einde van de week merkt.
De factuur gaat eerder weg
Als de ritten al goedgekeurd zijn, kun je facturen versturen zodra de klus klaar is in plaats van weken later. Dat scheelt in je werkkapitaal, elk seizoen opnieuw.
Minder avonden aan tafel
Het overtikken van bonnen verdwijnt. Wat overblijft is nakijken, en dat kan overdag tussen twee telefoontjes door.
Discussies met een antwoord
Een klant die vraagt waarom er zes uur gerekend wordt, krijgt de begintijd, de eindtijd, het perceel en de bewerking te zien. Dat is een gesprek in plaats van een welles nietes.
Meerwerk dat betaald wordt
Wat de chauffeur onderweg extra doet, staat vast met omschrijving en tijd. Dat is het verschil tussen een gunst en een factuurregel.
Zicht op je machinepark
Per machine zie je hoeveel uren er gemaakt zijn en op welke klussen. Dat helpt bij onderhoudsplanning en bij de vraag of een werktuig zichzelf nog terugverdient.
Rust bij de nacalculatie
Aan het einde van het seizoen leg je de gerealiseerde uren naast de afspraken. Je ziet welke klussen goed liepen en welke tarieven je moet herzien.
Eerlijk over wat dit wel en niet is
We tonen geen klantnamen en geen sterren. Wel wat er waar is over deze software en over de partij erachter.
-
Wat Machineritten wel doet
Ritten vastleggen op het land, machine-uren en manuren scheiden, meerwerk apart boeken, ritten goedkeuren op kantoor en het geheel exporteren naar je facturatie of je boekhouder.
-
Wat het niet doet
Het is geen boekhoudpakket en geen loonadministratie. Het verstuurt zelf geen facturen naar je klanten, het doet geen aangifte en het vervangt je accountant niet.
-
De regels waar het rekening mee houdt
De bewaarplicht voor de administratie is 7 jaar, voor gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Een factuur moet onder meer de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, het btw-identificatienummer, de omschrijving, de hoeveelheid, de datum van levering en het btw-bedrag bevatten. De ritgegevens die je exporteert zijn daarop ingericht.
-
Gegevens en privacy
De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de Algemene verordening gegevensbescherming, van toepassing sinds 25 mei 2018, is leidend. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens. Omdat er uren van chauffeurs in staan, werken we met een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft.
-
Wie erachter zit
Machineritten is gemaakt en wordt onderhouden door Jimenez Julien, uitgegeven door MLJ. Geen callcenter en geen accountmanager: je spreekt de maker zelf. Lees meer over de auteur en zijn werkwijze.
-
Wat er na het formulier gebeurt
Je aanvraag komt rechtstreeks in de mailbox van Jimenez Julien. Binnen twee werkdagen krijg je antwoord met een voorstel voor een demo, ook 's avonds als het seizoen overdag geen ruimte laat.
Zo ziet het eruit in de praktijk
Dit is een geschetste situatie om de werkwijze te tonen, geen uitspraak van een klant. Een loonbedrijf hakselt mais bij drie klanten op een dag. De chauffeur start bij de eerste klant de rit, kiest het perceel en noteert de tellerstand. Halverwege vraagt de boer of de kopakker geklepeld kan worden; dat boekt de chauffeur als meerwerk met een foto erbij.
Bij de tweede klant blijkt de kipper te laat, waardoor er drie kwartier stilstand is. Die tijd staat apart op de rit, want stilstand is een ander tarief dan hakselen. Aan het einde van de dag ziet kantoor drie afgeronde ritten met een regel meerwerk. Er is niets meer om over te tikken en de facturen kunnen de volgende ochtend de deur uit.
Tarieven per maand
Prijzen per maand, exclusief btw, maandelijks opzegbaar. Kies op de omvang van je machinepark, niet op het aantal knoppen.
Rit
24 europer maand, exclusief btw
- Voor de eenmanszaak met een of twee machines
- Ritten vastleggen met perceel en bewerking
- Draaiuren en manuren gescheiden
- Meerwerk met omschrijving
- Export naar je boekhouding
Machinepark
49 europer maand, exclusief btw
- Voor een bedrijf met meerdere chauffeurs
- Alles uit Rit
- Machinekaarten met tellerstanden
- Foto's bij meerwerk
- Goedkeuren op kantoor met afwijkingen bovenaan
- Tarieven per klant en per eenheid
Vloot
89 europer maand, exclusief btw
- Voor loonbedrijven met een volledige vloot
- Alles uit Machinepark
- Nacalculatie per klus en per seizoen
- Rapportage per machine en per chauffeur
- Meerdere vestigingen of ploegen
- Ondersteuning bij de inrichting
Veelgestelde vragen
De vragen die loonwerkers als eerste stellen, met een recht antwoord.
Wat legt Machineritten precies vast per rit?
Per rit staan de machine, de chauffeur, de klant, het perceel, de begintijd en eindtijd, de tellerstand van de machine, de uitgevoerde bewerking en het eventuele meerwerk vast. Dat is genoeg om de rit zonder naveldwerk op de factuur te zetten.
Werkt de app ook zonder bereik op het perceel?
Ja. De chauffeur vult de rit in op telefoon of tablet, ook zonder verbinding. Zodra er weer bereik is, gaat de rit vanzelf naar kantoor. Een kavel achteraf in de polder kost je dus geen bon.
Kan ik machine-uren en manuren apart afrekenen?
Ja. De draaiuren van de machine en de gewerkte uren van de chauffeur staan per rit los van elkaar. Zo reken je af per machine-uur, per hectare, per manuur of met een combinatie daarvan.
Hoe gaat Machineritten om met meerwerk?
De chauffeur zet meerwerk als aparte regel op de rit, met een korte omschrijving en desgewenst een foto. Kantoor ziet dat los van het geplande werk en kan het bespreken voordat de factuur de deur uitgaat.
Blijven de gegevens binnen de Europese Unie?
Ja. De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de Algemene verordening gegevensbescherming is leidend. We verwerken alleen wat nodig is voor de rit en de facturatie en verkopen niets door.
Hoe lang blijven ritten en bonnen bewaard?
Voor de administratie geldt een bewaarplicht van 7 jaar, en voor gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Machineritten bewaart de goedgekeurde ritten digitaal, zodat je ze binnen die termijn terugvindt.
Kan ik de ritten doorzetten naar mijn boekhouding?
Ja. Je exporteert goedgekeurde ritten per klant, per periode of per perceel als bestand, inclusief de gehanteerde btw-tarieven. Je boekhouder of facturatiepakket verwerkt dat verder.
Wat gebeurt er nadat ik het formulier heb ingevuld?
Je aanvraag komt binnen bij Jimenez Julien, die zelf antwoordt. Binnen twee werkdagen krijg je een reactie met een voorstel voor een demo op een moment dat het seizoen toelaat, ook 's avonds.
Laatst uit de kennisbank
Stukken over ritten, uren en meerwerk, geschreven voor mensen die hun geld op het land verdienen.
Wat vragen loonwerkers zich af voordat ze met digitale ritregistratie beginnen?
Antwoorden op de vragen die loonwerkers stellen over draaiuren, bereik op het perceel, chauffeurs en het bewaren van digitale ritten.
Waarom verdwijnt meerwerk zo vaak tussen het perceel en de factuur van de klant?
Een geschetste week uit een loonbedrijf laat zien hoe meerwerk ontstaat, waar het verdwijnt en hoe je het alsnog op de factuur krijgt.
Wanneer is een papieren werkbon nog genoeg en wanneer werkt een digitale rit beter?
Wat de papieren bon nog steeds goed doet, waar hij het laat afweten en op welke punten een digitale rit echt vooruit helpt.
Laat je bonnenstroom eens zien
Vertel kort met hoeveel machines en chauffeurs je rijdt en hoe je nu je ritten vastlegt. Je krijgt een demo die op jouw manier van werken is ingericht, met je eigen bewerkingen en tarieven erin, niet een algemene rondleiding.
Liever direct mailen? Dat kan naar jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord, ook in het seizoen.
Aanvragen zijn vrijblijvend. Je zit nergens aan vast en we bellen je niet ongevraagd achterna.