Kosten en budget
Hoeveel kost digitale ritregistratie een loonbedrijf als je invoeringstijd en hardware meerekent?
Het abonnement op ritregistratie staat netjes op een factuur die je elke maand ziet. De avonden die kantoor kwijt is aan het ontcijferen van bonnen staan nergens, en juist die post is in de meeste loonbedrijven de grootste. Hieronder staan beide kanten van de rekening, zodat je met je eigen getallen kunt uitrekenen wat digitale ritten kosten en wat ze teruggeven.
Twee rekeningen, waarvan er maar een binnenkomt
Vraag een loonwerker wat zijn administratie kost en hij noemt het bedrag van de boekhouder. Dat is de rekening die binnenkomt. De tweede rekening betaalt hij ook, alleen in uren: de tijd tussen het moment dat de hakselaar van het perceel rijdt en het moment dat de factuur de deur uit gaat.
Die tweede rekening bestaat uit werk dat niemand heeft besteld. Bonnen die uit de cabine komen met een vage tijdsaanduiding. Een tellerstand die vergeten is. Een klant die belt omdat hij niet snapt waarom er drie uur op de factuur staat voor een kavel van vier hectare. Elk van die dingen kost minuten, en in het seizoen tellen minuten hard op.
Wie de kosten van digitale ritregistratie eerlijk wil beoordelen, legt daarom beide rekeningen naast elkaar. Anders vergelijk je een bedrag met nul, en dan verliest elk abonnement.
Wat je maandelijks betaalt
De directe kosten zijn het makkelijkste deel: een vast bedrag per maand, zonder afrekening per bon of per rit. Zo ziet dat eruit voor de drie pakketten van Machineritten, met het jaarbedrag erbij zodat je het meteen in je begroting kunt zetten.
| Pakket | Per maand | Per jaar | Passend bij |
|---|---|---|---|
| Rit | 24 euro | 288 euro | Een eenmansbedrijf of een bedrijf met een paar vaste machines |
| Machinepark | 49 euro | 588 euro | Een loonbedrijf met meerdere chauffeurs en een gemengd park |
| Vloot | 89 euro | 1068 euro | Een bedrijf met seizoenskrachten, meerdere ploegen en veel percelen |
Bedragen zijn per maand. Op een zakelijke factuur komt het algemene btw-tarief van 21 procent erbij, dat je als btw-plichtige ondernemer weer terugvraagt. Netto blijft het abonnement dus staan op het bedrag in de tabel.
Wat er niet bij komt
- Geen prijs per verwerkte bon of per rit, zodat een drukke maisweek je niet extra kost.
- Geen aparte licentie per chauffeur die alleen in het seizoen meedraait.
- Geen verplichte kastjes in de cabine: de app draait op de telefoon of tablet die er al ligt.
- Geen kosten om je eigen ritten te exporteren naar je boekhouding.
De eenmalige kosten die je een keer maakt
Naast het abonnement betaal je bij elke overstap invoeringskosten. Die staan op geen enkele factuur, maar ze zijn echt, en je kunt ze vrij nauwkeurig inschatten.
Tijd van kantoor
Iemand moet de machines invoeren met hun tarief, de klanten met hun percelen en de bewerkingen die je aanbiedt. Dat is een klus van een paar dagdelen, geen weken, en je doet hem een keer. Wie zijn klantenlijst al digitaal heeft, zet die in een bestand over.
Tijd van chauffeurs
Een chauffeur die met een smartphone overweg kan, leert de app in een kwartier. De eerste week duurt het invullen van een rit iets langer dan een krabbel op papier, daarna gaat het sneller, omdat de machine, de klant en het perceel al klaarstaan.
Hardware
De meeste bedrijven hebben genoeg aan wat er al is. Wil je een vaste houder met een tablet in de cabines van de grote trekkers, dan is dat een investering per machine, geen abonnement. Reken op stevige houders, want een cabine op de dam is geen kantoor.
De kosten die je nu al maakt zonder ze te zien
Hier zit het echte geld. Deze posten staan nergens in je boekhouding, maar ze zijn in vrijwel elk loonbedrijf terug te vinden.
- Naveldwerk: het overtypen van bonnen op kantoor, vaak op momenten dat er al genoeg te doen is.
- Vergeten meerwerk: de extra wendakker, het tweede transport, de wachttijd bij de silo. Wat niet op de bon staat, komt niet op de factuur.
- Late facturen: elke week dat een factuur op kantoor blijft liggen, is een week later geld op de rekening.
- Discussie achteraf: een rit zonder tellerstand en zonder perceelnaam is een rit waarover je kunt praten, en praten kost tijd en soms een creditnota.
- Zoeken in ordners: voor de administratie geldt een bewaarplicht van 7 jaar, en voor gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Papieren bonnen uit een nat seizoen zijn na een paar jaar niet altijd meer leesbaar.
Welke van deze posten in jouw bedrijf het zwaarst weegt, verschilt. In de fouten die in de urenregistratie van een loonbedrijf marge kosten staan ze een voor een uitgewerkt, met per fout een manier om hem te voorkomen.
Zelf rekenen: een model dat op een bierviltje past
Je hoeft geen businesscase te schrijven. Vier getallen uit je eigen bedrijf zijn genoeg.
- Tel hoeveel uur per week iemand op kantoor bezig is met bonnen: overtypen, natrekken, nabellen. Vermenigvuldig dat met de weken dat het seizoen loopt.
- Zet daar het uurtarief naast waarvoor je die persoon inzet, of het tarief dat je zelf misloopt als jij het 's avonds doet.
- Schat hoeveel meerwerkregels per maand niet op de factuur komen omdat ze niet op een bon stonden, en wat een gemiddelde regel waard is.
- Tel het aantal dagen tussen het einde van een klus en de factuur, en kijk wat het betekent als dat er minder worden.
De som van die vier posten is wat je bonnenstroom je nu kost. Zet daar het jaarbedrag uit de tabel tegenover en je weet binnen tien minuten of digitale ritregistratie in jouw bedrijf uit kan. In veel loonbedrijven is post een alleen al groter dan het hele abonnement.
Waar het geld terugkomt
Eerder factureren
De wettelijke betaaltermijn is standaard 30 dagen. Tussen bedrijven mag maximaal 60 dagen worden afgesproken, en grote ondernemingen mogen bij mkb-leveranciers sinds 1 juli 2022 maximaal 30 dagen hanteren. Die klok begint pas te lopen als de factuur er ligt. Ritten die dezelfde avond compleet op kantoor binnenkomen, verkorten de periode voor de klok begint, en dat is de enige periode waar je zelf volledig over gaat.
Moet je toch aanmanen, dan volgen buitengerechtelijke incassokosten de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van 40 euro. Bij consumenten is een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van veertien dagen verplicht voordat er kosten mogen worden berekend. Een rit met tellerstand, tijden en perceel maakt zo'n traject een stuk eenvoudiger, omdat de onderbouwing er gewoon bij zit.
Meerwerk dat wel meegaat
Meerwerk dat de chauffeur op het perceel als aparte regel vastlegt, met een korte omschrijving en desgewenst een foto, komt op kantoor binnen als iets dat je bewust wel of niet doorbelast. Dat is een keuze, en geen gemis.
Nacalculatie per machine
Als draaiuren per machine en per bewerking apart staan, zie je na een seizoen welke machine op tarief draait en welke niet. Dat is geen boekhoudkundige luxe, dat is de basis onder je tarieflijst voor volgend jaar.
Wat je niet moet verwachten
Eerlijk zijn hoort er ook bij. Digitale ritregistratie vult geen bon in voor een chauffeur die niets invult. Het maakt van een te laag tarief geen goed tarief. En het vervangt je boekhouder niet: je exporteert goedgekeurde ritten per klant, per periode of per perceel, en daar gaat de boekhouding mee verder.
Wat het wel doet, is voorkomen dat werk dat je hebt gedraaid onbetaald blijft, en dat kantoor 's avonds zit te puzzelen op een bon met koffievlekken. Wie wil weten waar de papieren bon nog steeds sterk in is en waar hij afhaakt, vindt dat in de vergelijking tussen de papieren werkbon en de digitale rit.
Het moment waarop je overstapt telt mee
Een overstap midden in de bietencampagne kost meer dan een overstap in de rustige weken. Niet omdat de software anders werkt, maar omdat de aandacht van je mensen ergens anders zit. Plan de invoering daarom in een periode waarin je een paar dagdelen vrij kunt maken en waarin een chauffeur een week mag oefenen zonder tijdsdruk. In het stappenplan om in een seizoen over te gaan op digitale ritten staat die volgorde uitgewerkt.
Wie achter deze software zit en waarom hij de bonnenstroom van loonbedrijven van dichtbij kent, lees je op de pagina over de maker van Machineritten.
Conclusie: reken met je eigen bonnenstroom
De kosten van ritregistratie zijn goed te overzien: een vast bedrag per maand, een paar dagdelen invoeringstijd en hardware die je meestal al hebt. De opbrengst zit in werk dat wel op de factuur komt, in facturen die eerder de deur uit gaan en in een administratie die je na jaren nog terugvindt. Reken het na met je eigen uren en je eigen meerwerk, want dat is het enige rekensommetje dat over jouw bedrijf gaat.
Wil je zien hoe een rit er bij jou uit zou zien, kijk dan naar het ritregister van Machineritten en vraag via het contactformulier een demo aan. Je krijgt antwoord van de maker zelf, met een voorstel voor een moment dat het seizoen toelaat.
