Waarom verdwijnt meerwerk zo vaak tussen het perceel en de factuur van de klant?

Meerwerk ontstaat op het perceel, meestal in een gesprek van twintig seconden bij de kopakker. Het verdwijnt onderweg naar kantoor, in een hoofd dat allang bij het volgende perceel is en op een bon waar geen regel voor is. Deze geschetste werkweek laat zien op welke momenten dat gebeurt, en welke afspraken het meerwerk wel tot op de factuur brengen.

Een geschetste werkweek, geen klantverhaal

Alles wat hieronder staat is een voorbeeld. Het is opgebouwd uit situaties die in loonwerk doodgewoon zijn: een perceel dat natter blijkt dan gedacht, een klant die er nog iets bij vraagt, een machine die stilvalt. Het is nadrukkelijk een schets en geen verslag van een bestaand bedrijf, en er komen geen klantnamen of bedragen in voor.

Het bedrijf in het voorbeeld rijdt met vier machines en vijf chauffeurs, van wie er twee alleen in het seizoen meedraaien. De planning gaat 's ochtends per telefoon, de bonnen komen aan het einde van de week op kantoor. Zo werken veel loonbedrijven, en juist in die opzet lekt meerwerk weg.

Maandag: er komt een kopakker bij

De chauffeur is bezig met bemesten. De klant loopt aan het einde van de ochtend het land op en vraagt of dat driehoekje bij de sloot er nog even bij kan. Dat kan. Het kost hem een klein half uur extra, plus keren en aansluiten.

Op de bon staat de bewerking, de klant en de datum. Voor het driehoekje is geen veld. De chauffeur onthoudt het, want hij vertelt het straks wel op kantoor. Hij vertelt het niet, want om vier uur belt de planner met een spoedklus.

Dinsdag: wachten op de kar

Bij een tweede klant staat de hakselaar stil omdat de kar niet op tijd terug is van het erf. De chauffeur wacht drie kwartier. Wachttijd is bij dit bedrijf een tarief, maar niet een vakje op de bon.

Hij schrijft de begintijd en de eindtijd op en klaar. In de totale tijd zit het wachten gewoon verstopt. Op kantoor ziet niemand het verschil tussen draaien en wachten, dus wordt de hele periode als bewerking gefactureerd of, vaker nog, naar beneden bijgesteld omdat de klant de uren hoog vindt.

Woensdag: een andere bewerking dan gepland

Het perceel dat geploegd zou worden is te nat. In overleg met de klant wordt er die dag alleen gespit op het droge deel en komt de rest later. Dat is geen meerwerk in de gebruikelijke zin, maar het is wel een afwijking waar een ander tarief bij hoort en een tweede rit uit voortkomt.

De chauffeur streept de geplande bewerking door en schrijft er iets naast. Op kantoor wordt dat gelezen als een correctie, niet als twee ritten met twee tarieven.

Donderdag: schade en een omweg

Een dam blijkt te smal, waardoor de machine een stuk moet omrijden over de openbare weg. Daar gaat een halfuur in zitten, plus brandstof. Onderweg loopt er een spatbord schade op, wat later een werkplaatsuur kost.

Voor die omweg is geen afspraak gemaakt, dus valt hij tussen wal en schip. De schade wordt intern opgelost en verdwijnt uit beeld, terwijl de oorzaak bij de klant op het erf ligt.

Vrijdag: de bonnen komen binnen

Kantoor krijgt een stapel bonnen, waarvan er drie niet best leesbaar zijn. De administratie belt twee chauffeurs om te vragen wat een aantekening betekent. Een van hen weet het niet meer, want dat was maandag en er zijn sindsdien negen ritten overheen gegaan.

Het driehoekje bij de sloot komt niet ter sprake. Het wachten wordt niet apart gezet. De omweg staat nergens. De facturen gaan de deur uit en zien er keurig uit.

Wat er aan het einde van de week overbleef

De tabel hieronder zet de vijf gebeurtenissen uit de schets naast elkaar. Hij laat zien dat het zelden om een grote klus gaat, maar bijna altijd om iets kleins dat niet in een veld paste.

Wat er gebeurde	Kwam het op de bon	Kwam het op de factuur	Waarom niet
Extra kopakker bemest	Nee	Nee	Geen regel voor meerwerk, chauffeur vergat het door te geven
Wachten op de kar	Verstopt in de totale tijd	Gedeeltelijk	Wachttijd heeft geen eigen veld en dus geen eigen tarief
Andere bewerking dan gepland	Doorgestreept en bijgeschreven	Als correctie	Op kantoor gelezen als fout, niet als tweede rit
Omrijden over de openbare weg	Nee	Nee	Vooraf geen afspraak over transport tussen perceel en erf
Schade aan het spatbord	Nee	Nee	Intern opgelost, oorzaak niet vastgelegd bij de rit

De vier momenten waarop het misgaat

In de schets zitten steeds dezelfde vier momenten, en die zijn in bijna elk loonbedrijf te herkennen.

1. Het moment van vragen. De klant vraagt iets mondeling, op het land, terwijl de motor draait. Er wordt ja gezegd en niets vastgelegd.
2. Het moment van afsluiten. De rit wordt afgerond met een begintijd en een eindtijd. Alles wat afwijkt, moet in dezelfde regel worden geperst.
3. Het moment van vervoeren. De bon reist mee met de chauffeur en komt dagen later aan. Het geheugen reist minder goed dan het papier.
4. Het moment van overtypen. Op kantoor wordt de twijfel weggepoetst. Wie niet zeker weet of iets is afgesproken, laat het weg om ruzie te voorkomen.

Deze vier momenten komen ook terug in het overzicht van de fouten die de urenregistratie van een loonbedrijf marge kosten. Meerwerk is daarin niet de meest voorkomende fout, wel de duurste per keer.

Wat de wet over meerwerk zegt

Zodra het werk juridisch als aanneming van werk geldt, is meerwerk geregeld in artikel 7:755 BW. De aannemer kan alleen een prijsverhoging vorderen als hij de opdrachtgever tijdig heeft gewezen op de noodzaak daarvan, tenzij de opdrachtgever die noodzaak zelf had moeten begrijpen.

Is de opdrachtgever een consument, dan geldt daarnaast artikel 7:752 lid 2 BW: meerwerk moet schriftelijk zijn overeengekomen, met dezelfde uitzondering. Loonwerk voor een agrarisch bedrijf valt daar niet vanzelf onder, maar de kern is overal bruikbaar. Meerwerk dat pas op de factuur opduikt, is te laat gemeld.

De rest van de regels rond factureren en bewaren staat uitgewerkt in het overzicht van de administratieregels waar een loonwerkbedrijf zich aan houdt. Voor meerwerk zijn twee daarvan direct van belang: een factuur bevat onder meer de omschrijving, de hoeveelheid en de datum van levering, en de administratie bewaar je 7 jaar. Een regel die zegt "diversen" voldoet daar niet aan en is na een jaar bovendien onverdedigbaar.

Dezelfde week, maar dan per rit vastgelegd

Nu dezelfde vijf gebeurtenissen, in een bedrijf dat elke rit digitaal afsluit. Er verandert niets aan het werk op het land, alleen aan het moment van vastleggen.

• Maandag zet de chauffeur bij de kopakker een meerwerkregel op de rit: korte omschrijving, wie het vroeg, en een foto van het stuk grond. Dat kost hem minder tijd dan het keren.
• Dinsdag legt hij het wachten vast als aparte tijdsoort, met begintijd en eindtijd. Kantoor ziet dezelfde avond dat er drie kwartier stil is gestaan en waarom.
• Woensdag sluit hij de geplande rit af als niet uitgevoerd en start hij een tweede rit met de bewerking die wel is gedaan. Twee ritten, twee tarieven, geen doorhaling.
• Donderdag noteert hij de omweg als transport en legt hij de schade vast met een foto en een tijdstip. De werkplaats en de planning weten het voordat de machine binnenkomt.
• Vrijdag ligt er geen stapel bonnen. Kantoor loopt de openstaande ritten door en belt alleen over de twee punten waar echt een keuze in zit.

Het verschil zit niet in meer administratie, maar in eerder administreren. Welke velden een rit compleet maken staat op een rij in de checklist met gegevens die per rit op de werkbon horen.

Vijf afspraken die meerwerk overeind houden

Techniek helpt pas als de afspraken erachter kloppen. Deze vijf zijn in een loonbedrijf zonder veel moeite in te voeren.

1. Meerwerk is altijd een aparte regel. Nooit verwerkt in de uren van de hoofdbewerking, ook niet als het maar een half uur is.
2. Er staat een naam bij. Wie het vroeg, telt zwaarder dan hoe lang het duurde. Zonder naam is het achteraf een woord tegen een woord.
3. Wachttijd en transport zijn eigen tijdsoorten. Ze hebben een eigen tarief of ze zijn expliciet inbegrepen, maar ze verdwijnen niet in de bewerking.
4. Een foto bij alles wat je later moet uitleggen. Schade, een natte hoek, een te smalle dam. Een foto met tijdstip beëindigt de meeste discussies voordat ze beginnen.
5. Meerwerk wordt gemeld voordat de factuur komt. Een kort bericht dezelfde week is genoeg. Verrassingen op de factuur kosten meer goodwill dan het meerwerk waard is.

Het gesprek met de klant wordt er makkelijker van

Loonwerkers laten meerwerk niet weg omdat ze slordig zijn, maar omdat ze de relatie belangrijker vinden dan een half uur. Dat is een verstandige afweging, en precies daarom moet de onderbouwing kloppen.

Een klant die de dag zelf een bericht krijgt met de mededeling dat de kopakker erbij is gedaan, gaat daar bijna nooit tegenin. Diezelfde klant die het drie weken later op een factuur ziet staan zonder uitleg, belt wel. Het gaat niet om het bedrag, het gaat om het moment.

De volgorde die dit product hanteert, van melding op het land tot goedkeuring op kantoor, is opgezet door Jimenez Julien, die deze software zelf bouwt en onderhoudt. Het uitgangspunt daarbij is simpel: wat op het perceel gebeurt, hoort dezelfde dag bij de rit te staan.

Conclusie: meerwerk vastleggen op het perceel, niet op kantoor

In de geschetste week ging er niets echt mis. Er werd hard gewerkt, de klanten waren tevreden en de facturen zagen er netjes uit. Toch bleef er elke dag iets liggen, simpelweg omdat er op het moment van gebeuren geen plek was om het op te schrijven.

Daar is de ritregistratie van Machineritten op ingericht: de chauffeur zet meerwerk als aparte regel op de rit, met omschrijving, naam en desgewenst een foto, ook zonder bereik op het perceel. Kantoor ziet het los van het geplande werk en kan het bespreken voordat de factuur de deur uitgaat.

Wil je weten hoe dat er in jouw seizoen uitziet, vraag dan een demo aan via het contactformulier. Zet er kort bij welke bewerkingen bij jou het vaakst tot meerwerk leiden, dan gaat het gesprek meteen over jouw percelen in plaats van over een algemene demonstratie.